Scoro uuendus: Pakutud vs tegelik projektivaates ja palju muud

dark logo

Meil kõigil on alati korraga liiga palju käsil. Kuigi samal ajal mitme tegevusega tegelemine on ebaproduktiivne, on õigete töövahendite olemasolul korraga mitme projekti haldamine (ja sealjuures edukalt) vägagi võimalik. Projekti edukus sõltub aga õigetel andmetel põhinevatest ja õigel ajahetkel tehtud otsustest. Juulikuu uuendusega lisame Scorosse mitu tööriista, tänu millele on sinu käsutuses kõik vajalikud andmed, et olla tõeline projektikangelane.

Lisaks täiendasime:

  • Tööde ja tegevuste automatiseerimist
  • Kulude haldamist
  • Finantsaruandeid

 

Pakutud vs tegelik projektivaates

Selle asemel, et teha otsuseid seniste kogemuste, eelaimduste või sisetunde põhjal, on tark oluliste küsimuste lahendamisel lähtuda faktidest ja andmetest (vähemalt teatud määral). Selleks, et saaksid kõigega kogu aeg kursis olla, võimaldab Scoro reaalajas vaadelda kõiksugu projektiga seotud andmeid ja ülipõhjalikku aruandlust. Siiski puudus seni koht, kus saada ülevaade kõigist projektiga seotud prognoosidest, pakkumistest ja tegelikest tulemustest, jälgida projektiga seotud tegevuste kulgu, arveldamisi ja tulu, kulutusi, kasumit ja rahavoogu – kõike ühesainsas vaates.

Pakkumisel vs Tegelik

Pikema sissejuhatuseta tutvustamegi uhiuut Pakutud vs tegelik tabelit, mille leiad Scoro projektivaatest. Tabel annab ülevaate, milliseid tooteid ja teenuseid kliendile pakuti, millised tööd on valmis ning milliste tegevuste eest on juba arveldatud. Lisaks saad hõlpsalt ülevaate, kui paljud projektiga seotud tööd on majasisesed ja kui paljud ostetakse väljast sisse – tänu sellele on ka kulude-tulude planeerimine ja haldamine tunduvalt mugavam.

Tabeli aluseks on tulemuselikud pakkumised (nt Lõpetatud, Kinnitatud vms). Loe staatuste kohta.

Pane tähele! Paktud vs tegelik tabel kuulub projektihalduse lisade hulka. Selleks, et sinu keskkonnas tabel nähtav oleks, peab kasutajal olema õigus “Projekti kulu ja tulu vaatamine” ning kas “Endaga seotud projektide ja kontaktide pakkumiste vaatamine” või “Kõikide pakkumiste vaatamine”.

 

Majasisesed ja sisseostetud teenused

Selleks, et kulude eristamine ja haldamine oleks veelgi hõlpsam, saab nüüdsest märkida müüdavad tooted ja teenused kas majasisesteks või sisseostetavateks. Lisaks saad igale tootele ja teenusele määrata vaikimisi valitud tüübi, sel juhul on müügidokumendile lisades toote/teenusega seotud kulud automaatselt eristatud. Lisaks tüübile saab vaikimisi valida ka teenuse pakkuja – majasisese töö puhul vaikimisi tegija, sisseostetud teenuse puhul tarnija. Kui vaikimisi lahtrid on eeltäidetud, lisatakse kogu see teave automaatselt ka müügidokumendile, vajadusel saab siiski enne dokumendi salvestamist tüüpi või pakkujat muuta.

Võta kulud kontrolli alla eristades eri tüüpi kulusid – nii saad põhjaliku ülevaate kõigist projektiga seotud väljaminekutest nii projektivaates kui ka WIP-aruandes.

Loomulikult uuendasime ka oma APIt ja impordi/ekspordi moodult vastavalt.

 

Pakkumine ülesanneteks: Üks teenus, mitu ülesannet

Kliendile pakkumist koostades on targem hoida pakkumine võimalikult lihtsakoeline ning tuua välja vaid peamised pakutavad teenused. Sellegipoolest on oluline planeerida ja jälgida kõiki tegevusi, millest need teenused koosnevad, et oma ettevõtte igapäevast tööd veelgi efektiivsemalt hallata. Nüüdsest saad pakkumisest ülesandeid luues siduda ühe teenuserea mitme eraldiseisva ülesandega ning vajadusel iga ülesande erineva tegija, tegevuse liigi ja projekti etapiga seostada. Näiteks, 120 h kestev rebranding-projekt võib koosneda logo disainist, kodulehe struktuuri ja disaini väljamõtlemisest ja loomisest, taustatöö tegemisest ja paljudest muudest asjadest.

Pakkumine ülesanneteks

Enamasti vajab iga projekt mingil määral eeltööd. Nüüdsest saad pakkumisest ülesandeid luues seostada teenuserea ka juba varem tehtud ülesandega.

Kolmanda uuendusena lisasime pakkumisest ülesannete loomisele võimaluse seostada teenuserida ülesannete kogumiga. See on kasulik näiteks juhul, kui iga uue sarnase projekti puhul tehakse alati rida sarnaseid tegevusi. Selle asemel, et kõikide nende tegevuste kohta käsitsi uus ülesanne luua ja projektiga siduda, saad luua ühe ülesannete kogumi ning selle pakkumisega ühendada.

Loodud ülesandeid saab ka tagantjärele muuta, pakkumise küljest lahti ühendada ja vajadusel teenuserea hoopis mõne teise ülesandega siduda.

 

Tegevuste arveldamine projektivaates

Scoro abil saad hõlpsalt igal projektiga seotud tegevusel silma peal hoida ja kõigest mõne hiireklikiga kliendile tehtud tööde kohta arve koostada. Seni käis tegevuste arveldamine detailse tööaruande abil. Nüüdsest on tööaja eest arveldamise protsess veelgi mugavam – kõik projektiga seotud tööd ja tegevused on näha projekti detailvaates ning edaspidi saad soovitud tegevused samas vaates linnukesega märkida ning kohe nende kohta müügiarve luua. Loe tööaja eest arveldamise kohta lisaks.

 

Vaate kohandamine Detailses finantsaruandes

Tänu vaate kohandamisele saad luua kümneid finantsaruandeid just täpselt oma ettevõtte vajadusi silmas pidades. Vali sobivad andmetulbad ja muuda nende järjestust. Andmeid kuvatakse vastavalt sellele, millise sisendi oled aruande jaoks valinud (nt kas ostuarved, müügikate perioodil vms). Selleks, et aruannet kohandada, kliki nupul Näita ja märgi soovitud võimalused linnukesega. Samas rippmenüüs saad tulpade nimed hiirega tirides ümber järjestada, nii kuvatakse andmeid täpselt selles järjekorras nagu soovid.

 

Veel uuendusi…

Scoros olevate failide lisamine ülesande ja sündmuse muutmise vaatest
Lisaks uute failide üleslaadimisele ja nende sobiva ülesande või sündmuse külge lisamisele saab nüüd ülesande/sündmuse muutmise vaatest lisada ülesandele/sündmusele ka juba Scorosse laaditud faile. Selleks kliki ülesande/sündmuse muutmise vaates nupul Lisa fail ja vali sobiv fail oma Scoro andmebaasist.

 

Saadetud kalendrikutsete logimine tehtud töödena
Kirjade saatmisele kulunud aja logimine on Scoros võimalik olnud juba üsna kaua. Seni ei saanud aga aega logida kalendrikutsete kohta. Täiendasime olemasolevat Scoro võimekust ning nüüd saab kõikide saadetud kirjade, ka kalendrikutsete saatmisele kulunud aja tehtud tööde alla logida. Tänu sellele tekib põhjalik ülevaade projekti või kliendiga seotud tegevuste ja kirjavahetuse kohta. Kõik saadetud kirjad on nähtavad kontakti ja projektivaates Tegevuste ajaloo all ning detailses tööaruandes.

 

Sisene ja väline tulu/kulu WIP-aruandes
Selleks, et projekti kasumlikkusest veelgi parem ülevaade saada, lisasime WIP-aruandesse mõned uued andmetulbad. Nimelt, nüüdsest saad lisada oma aruandele projektiga seotud majasiseste ja sisseostetud teenustega seotud tulu ja kulu. Tänu sellele saad hõlpsalt võrrelda eelarvestatud kulu ja tulu tegelikuga.

 

Tööaja eest arveldamine ilma arveldatava ajata
Lisaks põhjalikule tööaja eest arveldamisele, mille puhul saad võrrelda arveldatavat ja mittearvaldatavat aega, on nüüdsest võimalik kasutada ka lihtsat tööaja eest arveldamist. See ei vaja mingit eelseadistamist ja töötab juba vaikimisi. Lihtsa tööaja eest arveldamise puhul kasutatakse arveldamiseks tegelikku logitud tööaega. Vali soovitud tegevused tööaruandes või projektivaates ja kliki nupul Koosta arve. Nii lihtsa kui ka põhjaliku tööaja eest arveldamise puhul saad kõik tegevused eelnevalt siduda sobilike tegevuse liikide ja teenustega, nii on arveldamine ning aruandlus kiire ja lihtne.

 

Arvete meeldetuletused: Dünaamilised väljad kirja pealkirjas
Nüüdsest saab dünaamilisi välju kasutada lisaks arvete meeldetuletuste sisule ka meeldetuletuskirja pealkirjas. See võimaldab pealkirjale lisada dünaamilist teavet, mis võetakse automaatselt sinu Scoro keskkonnast. Näiteks, lisa pealkirjale projekti või kliendi nimi või hoopis arve number – nii on postkastis sarnaste kirjade eristamine hõlpsam.

 

Masskäsud ostude moodulis
Lisasime nii ostuarvete kui ka ostutellimuste nimekirjadesse masskäsud. Mõlemas nimekirjavaates on nüüd võimalik valida sobivad dokumendid ja neid ühekorraga muuta. Näiteks, seo mitu ostudokumenti sobiva projektiga, koosta müügiarve või vajadusel hoopis ekspordi dokumendid.

 

MS Exchange’i kontakti sünkroniseerimine
MS Exchange’i liidestuse puhul täidetakse nüüdsest Outlooki osalejate nimekiri automaatselt Scoro sündmuse osalejate infoga. Scoro sündmuse küljes olevad kasutajad lisatakse Outlooki kui nõutavad osalejad, kontaktisik ja külalised kui valikulised osalejad. Tänu sellele on võimalik Scoros sündmust lisades automaatselt luua kalendrikutse ka Outlookis.

 

Uus kirjastiil Scoros
Lisasime Scoro süsteemi toetatud kirjastiilide hulka stiili nimega Scheherazad, et PDF-vormidel oleks võimalik kasutada ka araabia tähti.

 

Väljade ümbernimetamine PDF-vormi kokkuvõtte osas
Lisaks PDF-vormi põhiosas väljade ümbernimetamisele on nüüd võimalik isikupärastada ka kokkuvõtte osas kasutatavate väljade nimetusi. Selleks, et nimetusi muuta, mine Seaded > PDF-vormid ja loo uus vorm või muuda olemasolevat.

 

Seaded: Eraldi ligipääsuõigus juurdehindluse ja müügikatte jaoks
Otsusta, milline kasutajaroll näeb sinu keskkonnas kulu, müügikatte ja juurdehindlusega seotud teavet erinevate müüdud toodete ja teenuste kohta. Kui rollil puudub õigus “Müügikatte ja juurdehindluse vaatamine”, on vastav teave kõikjal sinu keskkonas peidetud.

Rollide ja ligipääsuõiguste seadistamiseks mine Seaded > Administreerimine > Rollid ja õigused.

 

Google Drive’i liidestuse parendused
Google’i faili lisamisel Scoro projektivaatest lisati seni antud fail Google’i kettal õige projektikausta asemel üldisesse Scoro kausta. See tekitas aga segadust, seepärast parandasime olemasolevat süsteemi ja nüüd lisatakse failid alati õigesse, antud projekti kausta. Nii on kõik failid just seal, kus nad olema peavad ja leiad vajalikud dokumendi vaevata üles.

 

Järgmises Scoro versioonis:

  • Mitme projekti graafik. Võrdle oma projekte ja jälgi nende edenemist ühisel ajateljel.
  • Detailne finantsaruanne: Kasumiaruanded. Koosta mitmeid detailseid finantsaruandeid vastavalt oma ettevõtte vajadustele valides aruande sisendiks kasumi või kasumi peale tööjõukulu.
  • Kontaktide lisaväljade massmuutmine. Lisa või muuda kontaktide nimekirjas korraga mitme kontakti lisainformatsiooni vaid mõne hiireklikiga.

 

Mille kallal töötame:

  • 2-astmeline verifitseerimine. Muuda oma keskkond veel ühe astme võrra turvalisemaks, et kõik sinu andmed oleksid kindlalt kaitstud.
  • Üks pakkumine, mitu ostutellimust. Telli projektiga seotud tooted või teenused mitmelt eri tarnijalt või jaga projekti ostutellimused vastavalt projekti ajakavale mitmesse ossa, et kulusid hajutada.
  • Osaline arveldamine. Koosta kliendile osa pakutud teenuste või teatud protsendi tehtud töö kohta arve kohe, kui vastav osa tööst on valmis. Ülejäänu ees arvelda siis, kui projekt on lõpule viidud.

 

 

Nüüd on aeg uus Scoro versioon oma silmaga üle vaadata!

Anname endast parima, et Scoro muutuks iga versiooniga aina paremaks, seepärast on tagasiside meile väga väärtuslik. Saada oma mõtted meile aadressil help@scoro.com.

 

Teised populaarsed postitused