10 tõhusat nippi Scoro kalendri ja ülesannete haldamiseks

Kas teadsid, et sinu Scoro keskkonnas on rohkelt erivõimalusi ja nippe, mis muudavad töö lihtsaks ning efektiivseks? Tutvu 10 võimalusega, kuidas Scoro kalendrit ja ülesandeid/töö aruannet optimaalselt kasutada ning tarkvara enda kasuks tööle panna.

1. Kalendrikutsed ilma meilivahetuseta

Kes oleks osanud arvata, et kliendikohtumisi saab planeerida vaid mõne klikiga. Selmet sobiva kohtumisaja leidmiseks klientidega mitmeid e-maile vahetada, võid neile kalendrikutse saata. See tähendab, et klient saab sinult e-maili teel kalendrikutse mitme võimaliku kohtumisajaga ning võib valida just temale sobiva variandi.

Scoros kalendrikutse saatmiseks mine Kalendri vaatesse ja kliki nupul Vali mitu aega. Vali sulle sobilikud kuupäevad ning kliki nupule jätka . Avanevas aknas saad määrata kellaajad, lisada kutsutud isikud, asukoha jne. Kui oled kõik valikud teinud, vajuta allpool asuvale sinisele nupule Salvesta. Kui sa pole veel kliendiprofiiilile e-maili aadressi lisanud, saad seda manuaalselt teha.

Kalendrikutse koos pöördumisega edastatakse automaatselt e-maili teel valitud isikutele . Kui klient on talle sobiliku aja kinnitanud, saate mõlemad kohtumise kinnitusega e-maili ning kalendrisündmus lisatakse automaatselt teie kalendritesse.

Kui mõni kalendrikutse saaja kasutab Scoro asemel Gmaili või Outlooki kalendrit, saavad nad sündmuse vaid mõne klkiga ka enda kalendritesse lisada. Aeganõudva meilivahetuse asemel olete kohtumise kokku leppinud vaid mõne klikiga.

Scoro kalender ja ülesanded

2. Korduvaid ülesandeid ei pea korduvalt looma

Nii mõnedki tööülesanded korduvad teatud aja tagant. Näiteks  arvete saatmine iga kuu lõpus või siis tööaruanne, mida ülemus ootab igal esmaspäeval. Sageli korduvate tegevuste tehtuks märkimiseks pole vaja iga kord uut ülesannet lisada, kuna Scoros saab luua korduva ülesande, mis ilmub ülesannete nimekirja automaatselt.

Korduvate ülesannete eelised:

  • Korduvad ülesanded ilmuvad ülesannete nimekirja automaatselt ja kindlal ajahetkel, sul tarvitseb need vaid tehtuks märkida
  • Perioodiliselt korduvaid ülesandeid on lihtsam meeles pidada, kui need üha uuesti ilmuvad
  • Tähtaegadega korduvad ülesanded annavad märku lähenevast tähtajast.

Scoros korduva ülesande loomiseks mine Teha vaatesse ning vali alamenüüst Korduvad ülesanded. Märkad tumehalli nuppu, millel on kirjas Lisa korduv ülesanne. Nupule klikkides avaneb aken, kus saad valida automaatselt genereeritava korduva ülesande seadistused ning kordumissageduse.

Klikkides nupul Salvesta, oledki loonud korduva ülesande ning see ilmub sinu ülesannete nimekirja valitud esinemissageduse põhiselt. Nüüd tuleb vaid ülesanne lõpule viia ning see tehtuks märkida.

Bring structure to your work

Scoro pushes and pulls your information to and from different apps, so you’re finally in charge of the whole workflow.

Try for free

Scoro kalender ja ülesanded

3. Aja sissekanded muudavad ajahalduse efektiivseks

Aja sissekannete juures on parim see, et iga kord sama tegevust korrates pole tarvis uut ülesannet luua. Selle asemel saab lisada aja sissekandeid ühe sageli tehtava ülesande alla.

Aja sissekanded toimivad suurepäraselt ka jagatud ülesannete puhul. Loo mitmele vasututajale määratud ülesanne ning iga kord, kui keegi lõpetab väikese osa sellest tegevusest, saab ta lisada aja sissekande. Nii saad täieliku ülevaate, kui kaua aega keegi teatud ülesandega tegeles.

Scoros aja sissekannete lisamiseks mine Teha vaatesse. Klikkides valitud ülesande real paremal kella märgile, saad lisada aja sissekande.
Aja sissekandeid saab lisada ka klikkides ühel valitud ülesandel. Avaneva akna alt vasakult nurgast leiad pealkirja Aja sissekanded. Klikkides nupul Lisa, saad teha uue sissekande.
Millistel juhtudel kasutada aja sissekandeid ning millal korduvaid ülesandeid?

Aja sissekandeid kasuta neis olukordades:

  • Väikesed ülesanded, millega tegeled iga päev mitu korda – sageli korduva väikese ülesande üha uuesti loomine võtab ebamõistlikult palju aega
  • Keerulised ülesanded, mille sooritamiseks kulub mitu päeva – lisa aja sissekandeid, et kõik ülesandega seotud tegevused üles märkida ning saad ülevaate kogu ülesandega tegeletud ajast
  • Mitmele tiimiliikmele määratud ülesanded – iga kord, kui keegi saab enda osa tööst valmis, saab ta lisada ühise ülesande alla aja sissekande. Nii ei teki olukorda, kus üks tiimiliige märgib tegevuse tehtuks, kuid teised alles töötavad selle kallal.

Korduvaid ülesandeid kasuta neis olukordades:

  • Ülesanded, mis korduvad samal ajal iga päev, nädal või kuu – kui sooritad sama ülesande igal kolmapäeval, lisa korduv ülesanne, mis ilmub automaatselt igal kolmapäeval sinu ülesannete nimekirja.
  • Korduvad ülesanded, mis kipuvad ununema – loo kõrge prioriteediga korduv ülesanne ning lisa tähtaeg, et saaksid meeldetuletuse kuupäeva lähenedes.

Scoro kalender ja ülesanded

4. Üheskoos saab ülesande kiiremini tehtud

Kui tahad mitmele inimesele sarnast ülesannet määrata, väldi selle mitmekordset loomist ning lisa üks jagatud ülesanne. Uut ülesannet luues saad selle määrata kas ühe tiimi kõigile liikmetele või valida mitu vastutajat, selekteerides kolleegid, kellele soovid ülesande määrata.

Pea meeles! Vältimaks poolelioleva ülesande enneaegsaelt tehtuks märkimist, peaksid kõik ülesannet täitvad kasutajad lisama ülesande alla aja sissekandeid.

Scoro kalender ja ülesanded

5. Kasutajatele määramata ülesanded saab enda kasuks tööle panna

Projektijuhtimise lihtsustamiseks tõime Scorosse planeerimisvaate. Kui sul veel seda võimalust pole, võid kasutada projektijuhtimiseks väikest nippi. Või siis võta meiega ühendust ning proovi planeerimisvaadet.

Luues ja määrates tiimiliikmetele projektiga seotud ülesandeid, jäta mõne universaalse ülesande puhul esialgu vastutaja määramata. Vastutajata ülesanded ilmuvad samuti projektivaatesse ning aitavad meeles pidada, et projekti lõpule viimiseks on vaja ka need ülesanded sooritada.

Kui üks projektitiimi liige lõpetab talle määratud ülesanded enne teisi, saab talle määrata eelnevalt loodud vastutajata ülesandeid, mis on senikaua oma järge oodanud. Nii kindlustad, et ühegi tiimiliikme potentsiaal ei lähe raisku ning kõik ülesanded saavad tehtud.

6. Vali ja lohista oma töö õigesse paika

Kas teadsid, et pea kõigis Scoro vaadetes saab erinevaid detaile uude asukohta lohistada? Mine Teha vaatesse ning vali ja lohista olulisemad ülesanded oma teha listi algusesse. Kasuta sama meetodit ka Kalendrivaates, et kiirelt kohtumise aega muuta.

Ülesannete lohistamine toimib hästi ka ülesannete vaates. Näiteks lohista ülesandeid erinevate staatuste vahel, märkides kas tegemist on planeeritud, teostamisel, tagasisidet vajava, juba üle vaadatud või lõpetatud ülesandega.

Kasuta tirimismeetodit ka müügitoru hallates ning liiguta kasutajaid erinevate staatuste vahel, märkimaks kas tegemist on kvalifitseeritud, läbirääkimistel, kaotatud, kinnitamisel või kinnitatud kliendiga

Scoro kalender ja ülesanded

7. Korralda oma tööplaan sarnaste ülesannete järgi

Kiirel tööpäeval peame tegelema kümnete erinevate ülesannetega. Et oma aega efektiivselt kasutada, proovi seda nippi – tegele korraga sarnaste ülesannetega. See meetod võib säästa tunde, kuna aju saab keskenduda sarnastele toimingutele ning puudub vajadus pidevalt tähelepanu ümber fokuseerida.

Grupeeri oma ülesandeid, minnes Teha vaatesse ning valides ühe või mitu ülesande liiki. Või reasta ülesanded oma ülesannete nimekirjas tähtaegade, projektide või kasutajate järgi.

Loe veel ülesannete nimekirja filtreerimise kohta.

Pea meeles! Et ülesannete filtreerimine edukalt toimimiks, pead alati uut ülesannet luues sisestama ka kõik olulised näitajad ja kategooriad, vastasel juhul pole millegi põhjal ülesandeid grupeerida.

8. Kohandatav avaleht annab põhjaliku ülevaate

Lisa oma Scoro avalehele olulisi näidikuid, et saada kiire ülevaade ettevõtte edusammudest. Lisa olulised võtmenäitajaid, tähtajad, kalendrivaade, ülesannete nimekiri, eelarve detailid ning palju muud Scoro avalehele, et jõuda olulise informatisioonini vaid mõne klikiga.

Seadista oma avaleht just sulle sobivaks vaid mõne minutiga, et see peegeldaks olulisimaid näitajaid ning ettevõttele tähtsat infot. Alusta kohandatud vaadete järjehoidjateks salvestamisega ning lisa hiljem kõik olulised vidinad, näidikud ja graafikud oma avalehele.

Scoro avalehe seadistamise juhendi leiad siit.

Et saada ülevaade, kui palju ülesandeid on kuu jooksul lõpetatud ning mitmel kalendrisündmusel osaletud, loo kohandatud vaadete järjehoidjad ning lisa need avalehele. Ühtlasi saab avalehele lisada ka kogu Kalendri vaate või Teha vaate, et jõuda kiirelt infoni oluliste ülesannete ning peatselt toimuvate sündmuste kohta.

Kui tahad KPI-de (tulemuslikkuse võtmenäitajate) kohta rohkem teada, loe artiklit meie ingliskeelses blogis.

Hästi koostatud Scoro avaleht näeb välja selline:
Scoro kalender ja ülesanded

9. Muuda kõik vaated endale sobivaks

Teha vaates on kõik ülesanded vaikimisi prioriteetsuse põhiselt reastatud. Kas tahad näha vaid ühe kindla projektiga seotud ülesandeid või filtreerida neid tähtaegade järgi? Scoros saad valida kümnete parameetrite vahel, mis võimaldavad luua just sellise vaate, mis vastab kõigile sinu nõuetele ning küsimustele.

Salvesta kohandatud vaated vaikimisi vaadetena ning järgmine kord, kui näiteks Teha vaatesse lähed, on ülesanded reastatud sinule sobivaima vaate põhiselt.

Kohandatud vaateid saab luua pea kõigile Scoro võimalustele, näiteks Kalendri, Projektide, Pakkumiste, Tööaruande, Firmade ja Isikute vaates.

Katseta: Salvesta valitus vaated järjehoidjatena ning lisa need oma avalehele.
Scoro kalender ja ülesanded

10. Lisaväljapõhine super täpne aruandlus

Muuda oma ettevõtte aruandlus täpsemaks, lisades ülesannetele ning kalendrisündmustele lisavälju.

Lisa igale ülesandele informatsioon kulutatud ja loodud ressursside ja materjalide kohta. Kasuta selleks eelnevalt seadistatud lisavälju ja saad täpsema aruandluse ettevõtte kulutuste ja tulude kohta.

Iga Scoro kasutaja saab luua just tema ettevõtte tegevust peegeldavaid lisavälju, muutes aruandluse täpselt nii detailseks kui vaja.

Kasuta lisavälju ka müügiprotsessi haldamisel. Loo lisavälju, mis näitavad, kas kõne potentsiaalsele kliendile oli edukas või mitte. Hiljem saad Tööde raporti vaatest väljavõtte kõigist edukatest kõnedest ning võid neile kontaktidele näiteks oma toodet/teenust tutvustava e-maili saata.

Õpi, kuidas lisavälju luua ning kasutada.

Kõigi eelnevalt mainitud meetodite ja nippide õppimine ja kasutamine võtab vaid mõne minuti. Seevastu ulatub nende kasutegur mitmete tundideni ning muudab efektiivsemaks nii sinu enda kui ka tiimi töö. Katseta eelnevalt loetletud Scoro äritarkvara nippe ning märkad peagi, kuidas oled uued teadmised oma igapäevatöösse rakendanud ning seeläbi paremate tulemusteni jõudnud.

Teised populaarsed postitused